Digitalisierung im Bewerbungsprozess

by Jochen Markgraf in — April 2018
ODER „Wie gelingt es den Bewerbungsprozess wieder mit mehr Nachhaltigkeit zu versehen?“ Ein Artikel von Harald Kiehle (panis consulting GmbH) und Jochen Markgraf (Talentor Germany – Kaiser Stähler Rekrutierungsberatung)

Ausgangslage

Unser wirtschaftliches Umfeld entwickelt sich nach wie vor sehr positiv: Firmen, die lange Zeit Sparkurse gefahren haben, genehmigen im Rahmen der Digitalisierung wieder erhebliche Budgetmittel für Projekte und damit verbundene Stellen, die lange unbesetzt waren. Es darf wieder extern auf Kandidatensuche gegangen werden. Für Menschen, die sich verändern, ist dies eine sehr komfortable Situation, denn fast überall werden mehr Fachkräfte gesucht als aktuell verfügbar sind.

Leider hat dieses Überangebot an Arbeitsmöglichkeiten, fachbereichsübergreifend, inzwischen zu einigen Stilblüten in Kommunikation und Handeln von Kandidaten geführt, die man durchaus mit dem Verlust einer gewissen Ethik bezeichnen kann. Ein paar Verhaltensmuster sollen dies unterstreichen:

  • Termine werden kurzfristig abgesagt – oft wählt der Bewerber den Weg des geringsten Widerstandes und damit auch die unpersönlichsten Kommunikationskanäle, nämlich eMail, SMS oder gar Whatsapp.
  • Gesprächstermine werden teilweise gar nicht wahrgenommen, ohne diese vorher abzusagen. Man erscheint einfach nicht.
  • Leider ist in einigen Fällen auch ein Verhalten erkennbar, das man als „Zocker-Mentalität“ bezeichnen muss. Es kommt immer wieder vor, dass Arbeitsverträge unterschrieben werden, der neue Mitarbeiter aber gar nicht beim neuen Arbeitgeber erscheint.
  • Auf Nachfragen per eMail bzw. bei Nachrichten auf Sprachboxen, um über die Gründe für Nichterscheinen oder unpersönliche Absagen zu sprechen, wird dann konsequenterweise auch meistens nicht reagiert.

Mögliche Ursachen

Warum eine so dramatische Veränderung des Bewerberverhaltens zu beobachten ist, hat sicherlich viele Ursachen. Eine sehr häufig angeführte Argumentationskette ist, dass das derzeitige Überangebot an offenen Stellen, die mediale Berichterstattung zum Thema Fachkräftemangel und das insbesondere durch Social Media möglich gewordene persönliche „Überschüttet Werden“ mit Job-Offerten, die Bewerber verstärkt eine Konsumenten-Rolle einnehmen lässt.

Oder ist es vielleicht auch nur die Reaktion der Bewerber auf die langjährige Handlungsweise von Unternehmen in deren Rekrutierungsprozessen? Natürlich gehören zu solchen Verhaltensmustern immer zwei Parteien und selbstverständlich gibt es auch auf Seiten der potentiellen neuen Arbeitgeber und dort im Speziellen bei den Personalabteilungen entsprechende Verbesserungsmöglichkeiten.

In manchen Unternehmen sind Investitionen in moderne Technologien und Prozesse an den HR Abteilungen vorbeigegangen. Langwierige Prozesse und schleppende Rückmeldungen an die Bewerber - außer der üblichen Eingangsbestätigung zu einer Bewerbung - sind oftmals die Regel und lassen aus Sicht der Bewerber auf ein wenig ausgeprägtes Interesse an ihrer Person und ihrer Expertise schließen. Zwischen initialer Kontaktaufnahme und der möglichen Einladung zu einem Gespräch oder einem Interview liegen oftmals mehrere Wochen oder sogar Monate.

Im Unternehmen selber wird zwischen den Fachabteilungen und HR ping-pong gespielt, weil die personalsuchenden Manager in den Fachbereichen meist sehr stark in das Tagesgeschäft eingebunden sind. So verschieben sich aufgrund dringender operativer Themen Termine für ein mögliches Interview mit einem Kandidaten von Woche zu Woche. Ein echtes Paradoxon, denn eigentlich soll ein neuer Mitarbeiter ja entlasten und nicht das Gefühl von zusätzlicher Arbeit vermitteln. Dies ist leider ein Umstand aus eigener gelebter Praxis.

Der Einsatz von digitalen Tools bietet interessante Handlungsansätze

Wer umdenkt und dabei den Blickwinkel um 180° ändert, erzeugt nicht nur in der internen Wahrnehmung der Personalabteilung Veränderung zum Positiven, sondern vor allem die Bewerber erleben eine neue Art von Kommunikation und Interaktion und damit von Wertschätzung. Der Recruiting Prozess wird vor der Perspektive der „Candidate Experience“ neu betrachtet. Die erforderlichen Entscheidungsprozesse und Wartezeiten bis zu einem persönlichen Gespräch oder einer Entscheidung lassen sich schwieriger verändern als die Art und Weise, während dieser Periode mit dem Interessenten Kontakt zu halten. Häufigerer Kontakt und Interaktionen erzeugen eher emotionale Bindung und signalisieren Wertschätzung als lange Zeiten des Leerlaufs.

Video-Interviews

Für ein erstes Kennenlernen und zum gegenseitigen „Beschnuppern“ ist dieses Medium ein probates Mittel, auch wenn es mitnichten ein persönliches Gespräch ersetzt. Wichtig dabei ist, dem Kandidaten den Stellenwert des Video-Interviews im Bewerbungsprozess zu erläutern („Wir haben Interesse an Ihnen und möchten Sie kurzfristig kennen lernen, bevor wir ein Interview anberaumen und Sie zu uns einladen“). Häufiger Knackpunkt bei Video-Interviews: Unternehmen haben in der Regel intern eine Technologie-Plattform (z.B. „Skype for Business“ oder „WebEx“) im Einsatz, die den Kandidaten in der Regel nicht zur Verfügung steht.

  • Abhilfe schafft hier der Dialog zwischen Personal und der IT, um einfache (und praxiserprobte) Zugriffsmöglichkeiten der Kandidaten auf die Plattform zu geben (Link in der Einladung, der dann unmittelbar zu entsprechenden kostenfreien Installationswerkzeugen für den Rechner des Kandidaten führt). Je besser die Installation erklärt ist, umso höher die Bereitschaft beim Bewerber, diesen Weg zu gehen.
  • Ebenfalls in Absprache mit der IT-Abteilung wird der HR-Abteilung die Möglichkeit angeboten, über Facetime oder vergleichbare kostenfreie Werkzeuge die Medien zu nutzen, die der Bewerber aus seinem privaten Umfeld kennt. Wenn die Hürden, die von der IT-Security aus gutem Grund vorgegeben werden, zu hoch sind, kann man zum Beispiel auch einen für diese Zwecke dedizierten „Stand-Alone“ Rechner einsetzen.

Asynchrone Interviews

Beide Parteien können die Möglichkeit nutzen, sich gegenseitig per Video vorzustellen.

  • Der werbende Recruiter oder besser der Verstärkung suchende Manager präsentiert sich, das Unternehmen und die Aufgabenstellung per Video und stellen dies dem Bewerber, der in die engere Auswahl kommt, zur Verfügung. Wenn bei der Erstellung eines Videos die Kommunikationsabteilung zu Rate gezogen wird, können unbeabsichtigte oder ungewollte Äußerungen vermieden werden.
  • Umgekehrt erhält der Bewerber einige Fragestellungen zu seiner Person, seinem Werdegang und seiner Expertise, die er in Ruhe und in geschützter Umgebung beantworten kann. Vorteil für ihn: auch er hat die Möglichkeit einer Qualitätssicherung (bei „Nichtgefallen“ erneute Aufnahme seiner Antworten), die technische Voraussetzung dafür ist einfach: die in der Regel vorhandene Web-Kamera an seinem privaten Rechner.

Spielregeln sind in beiden Fällen wichtig: Der Umgang mit den Videos hinsichtlich Datenschutz muss für beide Parteien aktiv adressiert und vom Empfänger des Videos akzeptiert werden (Wer sieht mein Video, was passiert nach Beendigung des Bewerbungsprozesses mit dem Video). Mit dem Versand des Videos ergeben sich für die Personalabteilung weitere Anknüpfungspunkte, um mit dem Kandidaten über Telefon und email in Kontakt zu bleiben.

Smart Meetings

Entscheidet sich das Unternehmen, nun den Kandidaten persönlich kennenzulernen, ist der Kampf um freie Termine in den Kalendern des Bewerbers und beim rekrutierenden Manager schwierig und oft langwierig. Abhilfe schafft hier die Plattform „Smart Meeting“: Der suchende Manager und der Personal-Referent zeigen in ihrem Kalender Zeitfenster an, die über Smart-Meeting (Anmerkung: Smart Meeting ist ein Produkt der COSYNUS GmbH) dem Bewerber online angeboten werden. Über dieses Medium erhält er als Standard drei Terminvorschläge, von denen er den für ihn passenden Termin zurückmelden kann. Damit kann er sich in Ruhe überlegen, wie er seine eigenen Termine neu plant. Das Unterbreiten wiederum signalisiert durch den Vorschlag von mehreren Terminen Wertschätzung und Verbindlichkeit. Der Kandidat beeinflusst in erheblichem Maße durch die Wahl des erstmöglichen Termins seine eigene Wartezeit. Sobald er den Termin bestätigt hat, wird in den Kalendern von Fachfunktion und Personal der Termin verbindlich gebucht. Details zur Anreise lassen sich dann im Nachgang klären.

Abschließende Überlegungen

Kein technisches Medium ersetzt das persönliche Gespräch mit allen seinen Facetten. Allerdings hilft die Technologie an verschiedenen Stellen, die empfundene Wartezeit deutlich zu verkürzen, über verschiedene Kanäle mit dem Interessenten in Kontakt zu bleiben und die Anonymität von eingangs beschriebenen Tools aufzulösen. Dies erhöht letztlich auch die Nachhaltigkeit im Rekrutierungsprozess, da beide Seiten viel schneller eine höhere Verbindlichkeit aufbauen. Ein Drehbuch aus Sicht des Kandidaten, wie er das werbende Unternehmen erleben soll, verhindert unglückliche Handlungen und signalisiert einen durchdachten Prozess („Candidate Experience“). Der offene Dialog mit der IT (Bereitstellen von Technologie, die wahrscheinlich von den Policies im Unternehmen abweicht) und der Austausch mit dem Datenschutz-Beauftragten geben beiden Parteien Sicherheit zum Umgang mit ihren (Video)-Daten. Bei Videos, die von Mitarbeitern des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden, hilft die interne Kommunikationsabteilung zu verhindern, dass ungewollte oder ungeschickte Aussagen nach draußen transportiert werden.

Der Einsatz von digitalen Tools erhöht die Nachhaltigkeit im Rekrutierungsprozess und bringt
Unternehmen einen klaren Wettbewerbsvorteil – nicht nur in der Rekrutierung neuer Mitarbeiter sondern insbesondere auch im weiteren Ausbau des „Employer Brandings“.

Die Autoren

panis consulting GmbH

​Harald Kiehle

Harald Kiehle leitet heute als geschäftsführender Gesellschafter die panis consulting GmbH, eine spezialisierte Strategie-Beratung, die Klienten bei der operativen Umsetzung ihrer Digitalisierungsstrategie unterstützt. Davor war er fünf Jahre bei der LBBW für einen sehr großen Outsourcing-Vertrag mit der Finanz-Informatik (Anwendungsentwicklung und Infrastruktur) verantwortlich. Seine berufliche Laufbahn begann er bei der IBM, wo er unter anderem den Geschäftsbereich IT Management Consulting und das Geschäftsfeld „Smarter Work“ geführt hat.

Blog 2018 Digitale Prozesse Harald Kiehle
Talentor Germany

​Jochen Markgraf

Jochen Markgraf ist Geschäftsführer von Talentor Germany – Kaiser Stähler Rekrutierungsberatung GmbH und ist auf die Segmente Executive Search und Professional Search in nationalen und grenzüberschreitenden  Suchprojekten spezialisiert. Zu seinen Kunden gehören sowohl mittelständische Unternehmen als auch internationale Konzerne. Zudem gehört er der Practise Group „Digital“ von Talentor an und unterstützt Unternehmen nicht nur bei der Besetzung von Positionen im digitalen Umfeld sondern berät diese auch bei der Gestaltung bzw. Optimierung des Rekrutierungsprozesses.

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IMPRESSUM

Eine Veröffentlichung von:
panis consulting GmbH und Talentor Germany – Kaiser Stähler Rekrutierungsberatung GmbH

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Geschäftsführer: Bettina Weber-Kiehle, Harald Kiehle 
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Talentor Germany – Kaiser Stähler Rekrutierungsberatung GmbH 
Herzog-Adolph-Straße 5, 61462 Königstein , info@talentor.com, www.talentor.de
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Geschäftsführer: Gerhard Stähler, Jochen Markgraf 
Ust.IdNr.: DE 232 40 66 52

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Harald Kiehle und Jochen Markgraf

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