Remote Onboarding - Virtuelle Integration im Sinne der Employee Experience

by Thomas Zembacher in— März 2020
Ein gutes Onboarding war schon vor der Corona-Krise wichtig, um die Mitarbeiter bestmöglich auf das neue Unternehmen einzuschwingen. Jetzt stellt sich natürlich vermehrt die Frage, wie kann gutes Onboarding in Zeiten gelingen, in denen Social Distancing unser Leben beherrscht. Grundsätzlich geht es bei gutem Onboarding immer darum, den neuen Mitarbeiter nicht zu verunsichern und etwaige individuelle Bedürfnisse sehr ernst zu nehmen. Das Unternehmen muss das neue Teammitglied mit viel ehrlicher und offener Kommunikation schnellstmöglich ins Boot holen.

Technik First

Ohne die richtige technische Ausrüstung gestaltet sich Home-Office schwierig. Es muss daher sichergestellt sein, dass jedem neuen Mitarbeiter ein Laptop mit VPN-Zugang zur Verfügung gestellt wird. Am einfachsten geht das über die Zustellung eines Welcome Packages über einen Paketdienst. Das alles in enger Abstimmung mit der IT-Abteilung, die darauf achten sollte, dass alle wichtigen Programme wie z. B. Mail-Client, Aufgabenplaner sowie Tools zur Kommunikation installiert sind und auch funktionieren (Testlauf!).

Onboarding

Interaktion zahlt sich aus

Nachfolgend die wesentlichen Punkte, wie sie der „Human Resources Manager“ von Quadriga Media Berlin für das reibungslose virtuelle Onboarding empfiehlt.

1. Buddy Programm

Der in der Preboarding-Phase begonnene Dialog mit Chef, HR oder dem Buddy sollte weitergeführt werden. Ein täglicher Anruf, wie es dem neuen Kollegen geht, ist Pflicht – abseits von allem Operativem. Es empfiehlt sich, dem Onboardee einen erfahrenen Mitarbeiter in Form eines Paten zur Seite zu stellen. An diesen kann er sich jederzeit bei Fragen wenden. Dabei ist es auch sinnvoll, bestimmte Rahmenbedingungen wie etwa den Zeitpunkt und die Dauer für einen regelmäßigen Austausch zu fixieren, die am besten per Videochat stattfinden.

2. Onboarding App

Die digitale Transformation hat längst auch HR erreicht, so sollte man zumindest meinen. Die Zahlen sprechen eine andere Sprache: nur 12 Prozent der Unternehmen setzen bislang auf Software-Unterstützung. Wenn nicht jetzt, wann dann: Die neuen Mitarbeiter werden zum oder vor dem Start via Onboarding-App virtuell abgeholt und lernen so in ersten Schritten die Firmenkultur kennen. Bereits vor dem ersten Arbeitstag können Informationen, Aufgaben und Termine remote hochgeladen werden, um so einen lückenlosen Prozess der Einarbeitung zu garantieren – voll umfänglich beim mobilen Arbeiten oder als Unterstützung für das Büro. Die Vorteile einer digitalen Lösung liegen auf der Hand: Die einzelnen Aufgabenpakete können von verschiedenen Personen Schritt für Schritt abgearbeitet und kontrolliert werden. Neben dieser Workflow-Unterstützung können relevante Informationen, Aufgaben oder News optimal zeitpunktgesteuert ausgespielt werden.

A person who feels appreciated will always do more than is expected.

3. Remote Kommunikation via Team Chat

Die Offline-Dynamik des Teams wird sich automatisch auch in den Online-Meetings und Chats widerspiegeln und dem Onboardee so ein Gefühl für das neue Team vermitteln. Wichtig: Neben dem Fokus auf die Arbeit sollten auch das Zwischenmenschliche und der Humor nicht zu kurz kommen. Tipp: Beiträge gerne mit Smileys oder GIFs aufhübschen – hier aber bitte nicht übertreiben und authentisch bleiben. Die Einrichtung eines »Onboardee-Networking-Circles« bietet ebenfalls eine gute Möglichkeit zur weiteren Vernetzung. Solche Netzwerke unter Neuankömmlingen halten sich oft noch Jahre nach der Einarbeitungsphase und bieten die Möglichkeit zu abteilungsübergreifendem Austausch.

4. Welcome Day mal anders

In größeren Unternehmen finden üblicherweise in den ersten Tagen Begrüßungsveranstaltungen für alle neuen Mitarbeiter statt, die ungefähr zeitgleich beginnen. An einem gemeinsamen Welcome Day kann das Unternehmen allen Neuen die Unternehmensleitlinien, die Firmenkultur, das Produktportfolio und allgemeine abteilungsübergreifende Gegebenheiten vorstellen. Vertreter aus den einzelnen Bereichen stellen kurz ihre Abteilung mit den wichtigsten Aufgaben vor. Über eine Live-Übertragung oder als Teilnehmer einer Videokonferenz können die neuen Kollegen hier remote problemlos integriert werden.

5. Know-How aufbauen

Damit die neuen Mitarbeiter sich nötiges Wissen aneignen oder vertiefen können, sind E-Learning-Angebote in der aktuellen Lage eine sehr gute Hilfe. Hier bieten sich externe Weiterbildungsangebote wie Webinare an. Geht es konkret um bestimmte interne Workflows, sollten Tutorials im Videoformat oder als Skript zur Verfügung gestellt werden.

6. Feedback & Mitarbeitergespräche

Am besten vermittelt man Feedback via Videochat, allein schon, um die Mimik des Gegenübers besser wahrzunehmen. Im Mitarbeitergespräch werden beispielsweise Aufgaben und Ziele besprochen und bisherige Arbeitsergebnisse ausgetauscht. Konstruktives Feedback ist hier ganz besonders wichtig und fördert die Motivation des Onboardees. Natürlich sollte das Ganze keine Einbahnstraße sein: Feedback des neuen Mitarbeiters ist für Unternehmen ein unschätzbares Gut, denn dieser bringt einen neuen und frischen Blick auf eingefahrene Workflows mit und liefert Ihnen vielleicht die ein oder andere Möglichkeit zur Prozessoptimierung.

In Ausnahmesituationen wie der derzeitigen ist eines besonders wichtig: Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter zu haben und auch Onboardees, trotz erschwerter Bedingungen den Einstieg so leicht wie möglich zu machen.

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Thomas Zembacher

Managing Director