Administrative Unterstützung (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

• Sie initialisieren den Personensicherheitsüberprüfungsprozess bei den betroffenen Personen (Mailverkehr, Telefongespräche)
• Aktive Mitarbeit in Projekten zur Prozessoptimierung und deren Digitalisierung
• Unterstützung der betroffenen Personen, welche sich einer PSÜ unterziehen müssen während des kompletten Prozesses:
  • Unterstützt bei der Beschaffung amtlicher Dokumente
  • Organisiert Sicherheits-Interview Termine und reserviert Sitzungszimmer
  • Steht als Kontaktperson zum externen Dienstleister zu Verfügung
  • Verschickt die Prüfberichte
• Sie unterstützen die Linie bei generellen Fragen zum Prüfprozess
• Koordination der internen und externen Prüf-Gruppen:
  • Definieren der Gruppengrösse entsprechend des PSÜ Dienstleistervertrags
  • Erstellt zusammen mit dem PSÜ Dienstleister die Terminplanung für die geplanten Überprüfungen
• Sie Pflegen eine enge Zusammenarbeit mit dem externen Dienstleister und erfassen die relevanten und korrekten Überprüfungsdaten und leitet diese an das HR-Team weiter
• Unterstütztung bei allgemeinen administrativen Arbeiten im Security Team sowie den Review-, Qualitäts- und Optimierungsprozessen

Ihr Profil:

• Kaufmännische Berufslehre oder gleichwertige Ausbildung/Arbeitserfahrung
• Interesse an projektbasierten als auch administrativen Tätigkeiten
• Erfahrung in der Projektmitarbeit/im Projektmanagement
• Erfahrung im Umgang mit IT-Anwendungen wie bspw. SAP, Salesforce etc. von Vorteil
• Verständnis für digitale Arbeitsabläufe/Prozesse und deren Abhängigkeiten
• Neugier und hohe IT-Affinität
• Idealerweise bereits Berufserfahrung in einem sicherheitsempfindlichen Unternehmen
• Ihr sehr gutes Deutsch rundet ihr Profil ab